Etkinlik Protokolü

Bu protokol metni; Hackerspace İstanbul'un düzenlediği atölye, eğitim, toplantı, kutlama, sunum vb. her türlü etkinlik ile alakalı konuları ihtiva eder.

Bu noktadan itibaren Hackerspace İstanbul için kısaca HS ibaresi kullanılacaktır.

Kayıt

HS'nin web sitesinde, etkinlikler bölümünde mevcut olan etkinlik sayfasında aksi belirtilmediği takdirde, her etkinlik için etkinlik öncesinde kayıt olmak gerekmektedir.

Kayıt olmak için; kayit {güzela} hackerspace.ist adresine; konuya etkinliğin adını, gövdeye ise isminizi, iletişim bilgilerinizi ve eğer varsa etkinliğe kayıt için istenen cevapları yazarak bir e-posta atmanız gerekir.

Etkinliğe yaptığınız kayıt için olumlu veya olumsuz bir dönüş yapılacaktır. Eğer hiçbir dönüş alamadıysanız, muhtemelen kaydınız onaylanmamıştır. Onay e-postası; etkinlik sayfasında duyurulan son kayıt tarihinden, etkinliğe 24 saat kalana kadar herhangi bir zamanda gönderilecektir.

Etkinliği düzenleyenlere, HS üyelerine veya HS'ye e-posta atmak yararınıza olmayacaktır.

Onay e-postasını aldıktan sonra kaydınız kesinleşmiştir.

Eğer etkinliğe çıkabilecek bir durumdan dolayı gelemeyecekseniz, etkinlik başlamadan 24 saat öncesine kadar HS'ye bildirmeniz beklenmektedir. Bunu gelen kayıt e-postasını cevaplayarak yapabilirsiniz.

Etkinliğin bütün katılımcılarını etkileyecek mücbir sebepler hariç tutulmak üzere, eğer kayıt yaptırdığınız etkinliğe herhangi bir bildirimde bulunmaksızın gelmezseniz, daha sonrasındaki etkinlikler için öncelikli olarak değerlendirilmezsiniz. Yani, ancak birisi kaydını iptal ettirdiğinde ya da başvuru kontenjanın altında kaldığında kaydınızın onaylanması ihtimali söz konusu olacaktır. Çünkü etkinliğe kayıt olup gelmediğinizde, etkinliğin gerçekten faydalı olabileceği veya etkinliğe gerçekten faydalı olabilecek bir kişinin hakkını gasp etmiş oluyorsunuz.

Kayıt olup etkinliğe katılmama eylemini tekrarlayan kişilerin, bir daha HS'nin düzenlediği hiçbir etkinlik için kaydı onaylanmaz.

Kontenjan

Kontenjan, etkinlikten etkinliğe değişebilir; her etkinlik için ilgili etkinliğin duyurusunda yer alan kontenjan geçerlidir. Kontenjan, etkinliğin türüne göre değişim gösterebilir. Örneğin, sadece sunum veya konuşma içeren bir etkinliğin kontenjanı 20 ile 30 kişi arasında olabilecek iken, bir atölye veya eğitimde bu sayı 8-10 kişiyi aşmayabilir.

Kontenjan dahilinde kayıt olacak kişiler, gönderdikleri kayıt e-postalarının zamanına ve sıralamasına göre belirlenmez. [1]

Etkinlik kayıtları zaman sırasına göre alındığında; aslında etkinliğe katılacak kişileri, ilgili kişilerin duyurunun yapıldığı zaman diliminde çevrimiçi olup olmamalarına dayanan bir şans faktörü belirlemektedir. Bu durum, etkinlikten daha çok faydalanabilecek veya etkinliğe daha çok fayda sağlayabilecek kişilerin etkinliğe katılamamasına ve dolayısıyla etkinliğin hedef kitlesine ve amacına ulaşamamasına sebebiyet verebilir.

Bu yüzden, kayıt e-postalarının biçimi, içeriğine dikkat ederek ve bazı etkinlikler için de ön sorular sorarak etkinlik kayıtları değerlendirilmektedir. Elbette ki bu kesin doğru bir süzgeç değildir ancak yine de önemli ölçüde etkisi olacaktır.

Örneğin, e-postalarınızı HTML yerine plain text olarak göndermeniz, imla kurallarına özen göstermeniz, RFC 1855 Netiquette'e uymanız gibi durumlar bir öncelik oluşturur.

Eğer etkinlik için bir soru sorulmuşsa (Örneğin; "Neden bu etkinliğe katılmak istiyorsunuz?" gibi), soruları okuyup önceliklendirecek kişi(ler) atölyeyi düzenleyen kişi(ler)dir. Ancak soru sorulması, bir üstte belirtilen maddeyi geçersiz kılmaz.

Duyuru

Etkinlik duyurularının kesin olarak yapılacağı tek yer web sitesindeki etkinlikler sayfasıdır.

Çok büyük bir ihtimalle etkinlikler GNU social ve Twitter üzerinden de duyurulacaktır, ama duyurulmaması ihtimali her zaman vardır. Eğer duyuruları kaçırmak istemiyorsanız, RSS ile etkinlikler sayfamıza abone olabilirsiniz.